COORDINADOR GRUPOS Y CONVENCIONES EN GRAND FIESTA AMERICANA LOS CABOS

Misión del Puesto

Áreas de Especialización

• Coordinación de grupos y eventos
• Servicio al huésped de Alto nivel
• Comunicación interdepartamental
• Operación Hotelera
• Gestión Administrativa
• Resolución de Problemas

Conocimientos técnicos

• Manejo de sistemas hoteleros
• gestión de Rooming Lists y Bloqueos
• Procesos Administrativos y contractuales
• Logística operativa de grupos
• Sistemas de comunicación interna
• Conocimientos Financieros y de Revenue
• Herramientas ofimáticas avanzadas

Escolaridad

Paquetes Informáticos

Idiomas

Experiencia

• 2 a 3 años de experiencia en alguno de estos roles:

  • Coordinación de Grupos
  • Grupos y Convenciones
  • Banquetes / Catering
  • Sales & Events / Sales Coordinator
  • Front Desk o Concierge con enfoque en grupos

Principales funciones del puesto

1. Coordinación Operativa de Grupos

• Gestionar rooming lists, bloqueos de habitaciones, actualizaciones y liberaciones.
• Asegurar que todas las necesidades del grupo estén cargadas correctamente en el PMS y sistemas internos.
• Coordinar montajes, horarios, servicios adicionales y logística general.
• Elaborar y distribuir órdenes de servicio (BEOs) y agendas operativas a los departamentos involucrados.

2. Enlace entre el Cliente y los Departamentos Internos

• Ser el punto de contacto principal del organizador antes, durante y después del evento.
• Comunicar de forma clara las necesidades del cliente a: Recepción, Concierge, Ama de Llaves, Alimentos y Bebidas, Banquetes, Seguridad, Ventas, Revenue.
• Verificar el cumplimiento de tiempos, montajes y servicios requeridos.
• Realizar juntas previas (pre-cons) y juntas de cierre (post-cons) con las áreas correspondientes.

3. Atención al Cliente y Servicio VIP

• Brindar atención personalizada a organizadores, líderes de grupo, ejecutivos o invitados especiales.
• Dar seguimiento a solicitudes especiales, agendas, preferencias y protocolos VIP.
• Anticipar necesidades y garantizar una experiencia de lujo en cada interacción.

4. Administración y Control Documental

• Elaborar reportes diarios de grupos para todas las áreas.
• Registrar cambios operativos, tiempos, cargos, consumos y folios del grupo.
• Supervisar el estado de los contratos y cumplir con políticas de depósitos, garantías y fechas límite (cut-off).
• Asegurar la correcta facturación al cierre del evento o estancia.

5. Control de Calidad y Estándares de Lujo

• Verificar que el servicio ofrecido cumpla con los estándares de la marca (Forbes, AAA).
• Supervisar la precisión de montajes, puntualidad y cumplimiento de acuerdos.
• Realizar inspecciones antes de la llegada del grupo y durante su estancia.
• Documentar incidencias y asegurar que se dé seguimiento adecuado.

6. Resolución de Problemas

• Gestionar y resolver incidentes de inmediato durante la operación.
• Coordinar soluciones con los departamentos involucrados sin afectar la experiencia del huésped.
• Mantener siempre comunicación profesional, discreta y orientada al servicio.

Posición física del trabajo

1. Posición Sentada (40–60%)

• Trabajo administrativo en computadora.
• Revisión de rooming lists, contratos, reportes y correos.
• Elaboración de agendas, órdenes de servicio (BEOs), presentaciones y documentación.
• Participación en juntas internas y llamadas con clientes.

2. Posición de Pie (30–40%)

• Supervisión de montajes en salones y áreas exteriores.
• Atención durante llegadas y salidas de grupos.
• Revisión de instalaciones y coordinación con otros departamentos.
• Acompañamiento a clientes durante recorridos o verificaciones.

3. Posición en Movimiento o Caminata (20–30%)

Traslados frecuentes dentro del hotel:

• Lobby
• Salones
• Banquetes
• Áreas de A&B
• Oficinas
• Habitaciones

Necesidades físicas del puesto

1. Movilidad y desplazamiento

Capacidad para caminar frecuentemente entre diferentes áreas del hotel (recepción, banquetes, salones, habitaciones, oficinas).
Habilidad para estar de pie por periodos prolongados, especialmente durante montajes, eventos o llegadas de grupos.
Capacidad de subir y bajar escaleras de manera ocasional.

2. Esfuerzo físico ligero

Manipular documentos, equipos de oficina y materiales de trabajo ligeros (agendas, radios, BEOs, carpetas).
Mover ocasionalmente artículos pequeños relacionados con la operación (kits de bienvenida, señalización, amenities).

3. Capacidad visual y auditiva

Buena visión cercana y media distancia para revisar contratos, rooming lists y sistemas de reservaciones.
Habilidad auditiva adecuada para comunicación efectiva en radio, teléfono y reuniones operativas.

4. Coordinación manual

Uso constante de computadora, teclado, mouse y dispositivos móviles.
Capacidad para manejar radios de comunicación y escáneres de documentos.

5. Tolerancia a ambientes de alta actividad

Trabajar en entornos dinámicos con ruido moderado (lobbies, salones de eventos, áreas operativas).
Mantener concentración y precisión en ambientes con actividad constante.

6. Flexibilidad de horarios
(No es físico, pero sí operacional y crucial en este tipo de rol.)

Disponibilidad para trabajar jornadas extendidas, fines de semana o cambios de turno cuando hay grupos grandes o eventos importantes.